Kako odabrati najbolji Property Management System (PMS) za hotele i što izbjegavati prilikom odabira?

Odabir najboljeg property management sustava za hotele nije nimalo lagan zadatak. Razlog tome su mnoge značajke o kojima morate dobro razmisliti u smislu odgovaraju li u potpunosti potrebama Vašeg poslovanja. No u novije doba, postoji i razlog više koji Vam dodatno otežava odabir.

Svakodnevno ste pod medijskim bombardiranjem raznim reklamama, svijesno ili nesvjesno u Vaš um integriraju se mnoge pogrešne a u nekim situacijama i netočne informacije. Najviše se govori o komercijaliziranim, razvikanim sustavima a nerijetko i precijenjenim platformama koje Vas agresivnim kampanjama uvjeravaju kako je samo jedan sustav dovoljan i prilagođen apsolutno svim profilima korisnika.

Koji je najproduktivniji način na koji ipak možete pronaći sustav koji je u potpunosti prilagođen Vašim potrebama?

Vaš prvi korak svakako može biti vrlo jednostavan: zatražite savjet! Raspitajte se kod profesionalaca sa dugogodišnjim iskustvom u turizmu poput nas u Megabookeru. Uvijek smo na raspolaganju za sva pitanja i odgovore. To je upravo ono što nas pokreće a i cilj ovog članka je da Vam pomognemo u donošenju ove nimalo lake odluke. Za Vas smo pripremili:

[box style=”1 or 2″]

• Koje se osnovne značajke koje property management system treba imati?
• Što trebate izbjegavati i koji su problemi sa kojima se susrećete kod odabira?

[/box]

Gledajte na ovaj tekst kao Vaš osobni vodič za odabir najboljeg PMS programa i izbjegavanje promašaja koji bi se uvelike mogao negativno odraziti na Vaše poslovanje.

Osnovne značajke koje svaki property management system treba imati?

[responsive][/responsive]

Prva stvar o kojoj trebate voditi računa prilkom odabira property management system -a je da odredite za što vam točno treba program? Koji je Vaš najveći izazov u vođenju rezervacija i koja programska značajka bi Vam mogla olakšati kompetan proces?

Na tržištu postoje raznovrsni property manageri tako da je i diferencijacija između njih svake godine sve veća. Property management system može biti svjetski renomiran proizvod visoke kvalitete, koji nudi najbolje i najsuvremenije metode naplate, fakturiranja, proračuna i statistika. Neki su bolji a neki lošiji, a neki dolaze i sa API konkecijom. A sada se zapitajte: koji meni zaista treba i zašto?

Ukoliko na primjer imate desetak smještajnih kapaciteta u hotelu, onda će Vam svakako biti potreban simplificiran sustav te pregledano sučelje jednostavno za korištenje. Međutim, ako imate više soba i smještajnih kapaciteta za iznajmljivanje treba Vam specifičan i posebno razvijen PMS sustav za vođenje hotela kako biste na samo jednom mjestu pratili sve rezervacije, statistike i obračune.

1. Property management system treba imati platformu koja je otvorena za usluge treće strane kao što su na primjer: prijava gostiju, online naplata, te izdavanje računa i program za naplatu. Ovo su ključne stavke koje svaki property management system svakako treba imati. Također dodatno se raspitajte da li odabrani sustav dodatno naplaćuje ovakve usluge te da li se uopće nalaze na njihovoj listi osnovnih značajki.

2. Iako Vam može izgledati očigledno i generično PMS sustav treba biti praktičan, prilagođen korisniku i cjenovno pristupačan. Uvijek imajte na umu ove stavke. Ne zavaravajte se već očekujte od svakog property management sustava da će isti od Vas zahtjevati da ga naučite koristiti. Međutim, prvo ga isprobajte, testirajte pa ako se ispostavi da će trebati previše vremena da se naviknete na korištenje, ako Vam bude više teret nego olakšanje, bolje da to primjetite odmah prije nego što budete prisiljeni da uz ovaj promašaj koristite i neki drugi dodatni sustav.

3.
Posebna stavka na koju trebate obratiti pozornost je svakako ažuriranje podataka. Da li se podaci ažuriraju u stvarnom vremenu ili sa zakašnjenjem? Ukoliko ima i nekoliko minuta kašnjenja sa ažuriranjem, to može stvoriti velike probleme poput preklapanja rezervacija ili čak otkazivanja. To svakako neće koristiti Vašem poslovanju.

4.Oprezno i detaljno provjerite što je sve uključeno u ponudu određenog sustava, a koje značajke sustava se dodatno plaćaju. Najbolji su oni property manager sustavi koji u osnovnom cjeniku sadrže kompletnu uslugu, bez dodanih naplata za dodatne značajke sustava. Fiksna cijena sustava je uvijek najbolja opcija. Otvorite širom oči I u startu potražite skrivene troškove ukoliko isti postoje.

5. Korisničko sučelje je sljedeća bitna stavka kod odabira PMS-a. Imati na korištenje sučelje koje Vam pruža jasnu preglednost zadataka i aktivnosti koje trebate obaviti je od iznimne važnosti. Sustav koji Vam omogućava da na jednom mjestu pratite aktivnosti i zadatke osoblja hotela, da u svakom trenutku jasno vidite obveze za svakog od njih – to je sustav za Vas. Jednostavno i pregledno sučelje prilagođeno korisniku je prednost za svaki property management system. Poslovanje je već dovoljno kompleksno samo po sebi.

6. Vjerojatno najbitnija stavka za svakog upravitelja ili vlasnika hotela svakako je usklađenost računovodstva kako bi osigurali da su prihodi i rashodi pravilno popraćeni u svakoj fazi i pod stalnim nadzorom. Mala greška u programiranju ili “bug” u sustavu može Vas skupo koštati. Zbog toga, provjetite kakvo računovodstvo na raspolaganju ima Vaš PMS. Računovodstvo kod Property management sistema treba biti toliko moćno da možete prebacivati sredstva, budžet, obračune, avansne uplate te da sve to imate na jednome mjestu, pregledno i simplificirano.

7.  Sinkroniziran rezervacijski kalendar je stvar koju svaki hotel jednostavno mora imati pa tako i property management system koji odaberete. Sustav treba omogućiti da u svakom trenutku znate kakvo je trenutno stanje ostvarenih ili pak eventualno otkazanih rezervacija I to u realnom vremenu.

8. Izvještaji, izvještaji, izvještaji! Kakav je status smještanih jedinica sa kojima upravljate, dnevni izvještaji o raspoloživosti smještaja, pristiglih rezervacija, dolaska gostiju, tjedni, mjesečni. Da li Vaš property management sustav ime sve ove navedene značajke? Trebao bi imati.

9. Upravitelj hotelima i smještajnim kapacitetima treba imati pristup najnovijim pravnim regulacijama i formama putem sustava kojeg koristi. Bilo da je to izdavanje računa, prijava gostiju, razni ugovori isl. Ukoliko ovakve ili slične akcije vodite, ili želite voditi putem PMS sustava, onda svakako potražite softversko rješenje koje Vam to i omogućava.

10. Korisnička podrška je od iznimne važnosti kako bi svi zaposleni Vašem timu mogli brzo zatražiti pomoć ili savjet vezan uz samo korištenje sustava. Iznajmljivanje i upravljanje smještajem je POSAO i investicija a Vaše vrijeme je novac. Ukoliko ste platili neku uslugu, sasvim je prirodno, logično I pošteno da Vam netko pomogne u korištenju i pruži Vam stručnu i profesionalnu podršku u trenutku kad se za istu ukaže prilika.

11. Dostupnost na raznim uređajima. Pažljivo istražite I pitajte da li je sustav namjenjen samo za korisnike jednog operacijskog sustava. Ukoliko je, bježite od njega! Velike su šanse da će netko od zaposlenika imati Apple proizvod, netko Windows a netko Linux ili nešto slično. Ukoliko ćete samo Vi imati pristup sustavu a ostali yaposlenici hotela ne, onda se nameće pitanje koja je uopće svrha sustava ?(osim ako se vi želite baviti svaki aspektom poslovanja hotela, od računa pa sve do čišćenja).

12. Informirajte se o kakvoj se integraciji radi po pitanju drugih portala i sustava koje koristite. Property management system trebao bi integrirati većinu, ako ne i sve programe koje trenutno koristite. Klasičan primjer je eVisitor prijava gostiju. Ukoliko ju property manager ne integrira u sustav, onda bespotrebno trošite vrijeme na prijavu gostiju a u konačnici i novac koji investirate u sustav koji bi Vam tu opciju trebao omogućiti pod standardnu značajku.

13. Da li property management system nudi opciju besplatnog probnog perioda? Ako ne nudi, onda ćete kupovati mačka u vreći koji se može ispostaviti kao dobra investicija, ali u većini slučajeva baš i ne.Takav Vam rizik uopće nije potreban. Kako ćete se uostalom upoznati sa sustavom kojeg želite kupiti? Ukoliko se besplatna verzija pokaže zahtjevnom i teškom za korištenje, ne nasjedate na priče da će Vas njihov tim poučiti korištenju.Besplatna verzija u konačnici biti će jednako komplicirana kao i ona koju platite.

14. Fokus prilikom odabira property management sustava treba biti i na sveukupne mogućnosti sustava. Dakle uzmite sve prethodno nabrojane stavke koje PMS treba imati i uporedite sa sustavom kojeg želite unajmiti za poboljšanje Vašeg poslovanja. Onaj koji bude imao najviše korisnih značajki i karakteristika koje Vama osobno odgovaraju, taj je i najbolja opcija za Vas. Vrlo jednostavna formula. Želite punu integraciju, alat koji će pokriti sve aspekte poslovanja. Ne štedite novac, jer ako odaberete pogrešan ili slabiji sustav, ponovno ćete morati odvojiti vrijeme za odabir a u konačnici krenuti I sa plaćanjem druge opcije. Iz prve odlučite ispravno!

Što trebate izbjegavati kod odabira property management sustava?

[responsive][/responsive]

1.  Izbjegavajte sustave koji ne nude mogućnost exporta podataka i informacija o poslovanju. Jer, ukoliko poželite da raskinuti suradnju, sve Vaše informacije, rezervacije, informacije o prošlim gostima ostati će doslovno zarobljeni u njihovom sistemu, postajući na taj način taoc sustava koji Vam ne odgovara. Izbjegnite ovakav scenarij!

2. Ako je property management system težak za korištenje, nemojte angažirati njihove usluge. Prevelik je napor promijeniti sustav jednom kada se odlučite za jednu od opcija. Stoga, odaberite ispravno iz prvog pokušaja. Što Vam u konačnici vrijedi bezbroj značajki programa ako ih nitko u timu neće znati koristiti iz razloga što nisu prilagođene korisniku. Bez obzira na lijep izgled sučelja, ukoliko je kompliciran za korištenje nemate baš neke koristi od njegove ljepote.

3. Ukoliko PMS sustav traži plaćanje unaprijed, bez probnog perioda, izbjegnite ga u širokom luku. Ostali su komentari suvišni.

4. Sljedeća stvar koju trebate izbjegavati kod property management system su dodatne naplate za određene značajke. Sve značajke koje Vam trebaju moraju odmah biti uključene u sustav, bez dodatnih naplata. I točka.

5. Sigurnost samog sustava je jedna od najbitnijih stavki. Trebate uslugu koja nije podložna hakiranju. Jer property management sustavi imaju dosta osobnih podataka koje mogu prouzrokovati i desetke tisuća kuna štete a o Vašoj reputaciji nećemo ni govoriti. Sigurnost PMS sustava uljeva pouzdanje a nesiguran property management system Vam može samo naštetiti Vašem poslovanju.

6. Property management sustavi koji nisu fleksibilni, posebno kada se radi o “malim” stvarima. Ako na primjer ne možete napraviti detaljnu listu pogodnosti određene smještajne jedinice ili ne možete odvojiti profile upravitelja hotela i drugih zaposlenika. Takav PMS sustav Vam može samo stvarati dodatne probleme u budućnosti jer se neće moći prilagoditi potrebama Vašeg hotela. “Male” stvari su ipak važne.

7. Koliko god očigledno ovo može zvučati ali izbjegavajte sustave sa slabim recenzijama. Istražite na internetu, pogotovo na Google-u ili na drugim stranicama na kojima korisnici ostavljaju recenzije za proizvode. Također, čuvajte se savršenih recenzija koje property manager koristi u vlastite marketinške svrhe. Nije zlato sve što sja!

8 . Izbjegavajte property management sustave čiji je blog zadnji put ažuriran prije 5 mjeseci a zadnja promjena dizajna je bila još 2006.godine. Ova činjenica Vam jasno daje do znanja da oni nisu posvećeni ni sustavu ni korisnicima. Tehnologija se jako brzo mijenja a PMS sustav koji ne brine o tome ili pravodobno ne ažurira podatke kako bi korisnici u svakom trenutku mogli biti upoznati sa eventualnim novostima može Vam biti samo prepreka u budućnosti. Što češće ažuriraju program sa novim dodacima i podrškom to je bolje za Vas.

9. Ukoliko Vam treba poseban trening i seminar za korištenje proizvoda to znači da je previše kompliciran da bi ga čitav Vaš tim mogao koristiti. Pravi Property management system bi trebao biti intuitivan i zahtjevati malo truda za korištenje. Svaka konferencija na koju Vas pozovu dodatni je gubitak Vašeg vremena, posvetite rađe to vrijeme Vašem poslu ili onima koje volite.

10. Loša korisnička podrška. Ovo je samo po sebi jasno. Bez podrške, kako naučiti korisiti program? Tko će predstavljati Vaš oslonac u prvim koracima?

Zaključak

Istina je da odabir najboljeg property management system predstavlja pravi izazov. Svi su najbolji, svi znaju sve.

Ali ukoliko budete slijedili naše savjete gore navedene, biti ćete na putu angažiranja pravog sustava za Vaše hotelsko poslovanje.

Pored toga što trebate sami besplatno testirati program i pobrinuti se da se može integrirati sa drugima koje već koristitie, zapamtite i ovo: Odabir najboljeg property management sustava je na kraju Vaša odluka.

Nemojte da Vas netko drugi usmjeri prema platformi koju oni koriste, jer property management software treba odgovarati Vašem poslovanju i ispunjavati Vaše potrebe.

Jesmo li možda propustili neke savjete koje biste Vi nadodali? Podijelite svoje mišljenje  u komentarima. Vaš feedback naš je vjetar u leđa.

[responsive][/responsive]