Property Management Sustav(PMS): Najvažnije značajke
Property Management sustav(PMS) ili sustav upravljanja imovinom, sve je korisniji alat u modernim hotelima, pomažući vlasnicima i ostalom osoblju u raznim zadacima. Međutim, s više PMS softvera na tržištu nego ikad prije, važno je znati koje su najvažnije značajke kako biste mogli donijeti ispravnu odluku.
Što je Property Management Sustav (PMS)?
Sustav upravljanja imovinom je hotelsko softversko rješenje koje pomaže hotelima, odmorištima i sličnim objektima u svakodnevnim zadacima i operacijama. One obično uključuju upravne i administrativne zadatke, a primjeri uključuju rezervacije, obradu plaćanja, analizu performansi i upravljanje zalihama.
Zašto svaki hotel treba PMS?
[responsive]
[/responsive]Rješenje hotelskog PMS-a sve je važnije jer je suvremena ugostiteljska industrija usmjerena na tehnologiju. S rezervacijama koje dolaze s više kanala, cijene je potrebno pametno prilagoditi za potrebe upravljanja prihodima, a služba za korisnike je dostupna 24 sata dnevno. U rješenju tih problema pomaže Property management sustav. Dobar sustav upravljanja imovinom omogućit će hotelskom osoblju da se bavi poslovima i učinkovitije obavlja važne zadatke. Dodatno, PMS sustav može pomoći smanjiti praznine i dvostruke rezervacije.
Koje su najvažnije značajke PMS sustava?
Iako na tržištu postoji nekoliko sustava upravljanja imovinom, važno je identificirati ga s pravim značajkama za vaš hotel. Imajući to u vidu, u nastavku ćete pronaći 11 najvažnijih značajki koje trebate potražiti:
1) Rezervacije
Prva i možda najočitija značajka koju bi trebao imati vaš sustav upravljanja imovinom je mogućnost rukovanja hotelskim rezervacijama. Ovaj sustav rezervacija trebao bi biti u mogućnosti integrirati se sa svim kanalima na kojima kupci mogu rezervirati, a vašem osoblju pružiti pristup ažurnim podacima o zalihama.
To znači da bi zaposlenici trebali moći koristiti Property Management sustav (PMS) kako bi saznali koje su sobe rezervirane i kada. Neki PMS sustavi također pružaju sličnu funkcionalnost za ostale hotelske usluge, dok će hoteli koji su dio lanca možda trebati pristup informacijama o rezervacijama iz cijelog portfelja nekretnina.
2) Rad na recepciji
Vaš PMS softver također bi trebao omogućiti osoblju recepcije da izvršava niz važnih funkcija. Osobito bi osoblje trebalo biti u mogućnosti koristiti hotelski softver za pristup ažurnim informacijama o rezervacijama i statusu određenih soba unutar nekretnine, a takve bi se informacije mogle ručno ažurirati.
Tako bi, na primjer, trebalo omogućiti radnicima recepcije da pomognu gostima da promjene sobu i ažuriraju podatke o promjeni. Također bi trebalo omogućiti osoblju da ručno provjeravaju goste i odlaze te izdaju kartice za otključavanje sobe.
3) Upravitelj kanala
Kako bi hoteli ostali konkurentni, obično će trebati distribuirati hotele na raznim kanalima. Doista, hotelske sobe mogu se prodavati putem web stranice hotela, telefonski, putem internetskih putničkih agencija i još mnogo toga. Zbog toga je apsolutno bitno da se različitim kanalima može učinkovito upravljati.
Najbolji softver za upravljanje hotelima uključuje funkcije upravljanja kanalima, osiguravajući da su sobe dostupne na više kanala i da su informacije o zalihama uvijek ažurne. Neki PMS sustavi nude izravno upravljanje kanalima, dok se drugi integriraju s globalnim distribucijskim sustavima trećih strana.
4) Upravljanje prihodima
Još jedna važna značajka softvera za upravljanje hotelima je funkcionalnost upravljanja prihodima. Ovo može pomoći menadžerima hotela i ostalom osoblju da procijene rad hotela koristeći ključne pokazatelje rada poput prosječne dnevne stope (Average Daily Rate – ADR), prihod po slobodnoj sobi (Revenue Per Available Room – RevPAR) i bruto operativni profit po raspoloživoj sobi (Gross Operating Profit per Available Room- GOPPAR).
S tim u vezi, dobar sustav PMS ponudit će i upravljanje tarifnim stopama. Jednostavno, to će omogućiti hotelima da brzo izrade planove za cijene soba i također ih primijene, omogućujući menadžerima da lakše odgovore na promjene u potražnji. Te promjene mogu biti povezane sa sezonom, lokalnim događajima i raznim drugim vanjskim čimbenicima.
5) Funkcionalnost prijave
Funkcionalnost digitalne prijave je relativno nova ponuda na PMS tržištu, ali sve više raste. To omogućava da se unaprijed autoriziraju platne kartice, dopuštaju gostima da dođu i onda se prijave putem mobilne aplikacije na svom telefonu ili korištenjem samoposlužnog automata za prijavu.
Tada se PMS automatski sinkronizira, ažurirajući informacije o prijavi i popunjenosti. Prednosti uključuje poboljšanu brzinu, komunikaciju s kupcima putem aplikacije, kao i mogućnosti preprodaje i unakrsne prodaje. Čak i u PMS sustavima koji tu značajku ne uključuju izravno, mnogi nude integraciju sa sustavima vanjske prijave.
6) Podaci o kupcima
Hotelska industrija sve se više usmjerava na podatke, a to znači čuvanje podataka o kupcima. Iz tog razloga je bitno da vaš PMS sustav uključuje funkciju upravljanja podacima o klijentima, omogućavajući osoblju da dobije kontakt podatke, datume kada su kupci boravili u hotelu, informacije o tome koji su gosti u kojoj sobi itd.
Sheme lojalnosti kupaca trebale bi se moći upravljati softverom, dok bi se PMS trebao koristiti kako bi se pomoglo u marketinškim naporima. Podaci o klijentima tada se mogu objediniti na jednom mjestu, bez obzira na to jesu li dobiveni online ili osobno, a PMS sustav se čak može integrirati s vašim CRM (Customer Relationship Management) softverom.
7) Vođenje domaćinstva
Najbolji sustavi upravljanja imovinom omogućit će i učinkovito vođenje poslova kućanstva. Ova vrsta funkcionalnosti mogla bi biti tako jednostavna kao što je omogućavanje osoblju ispred ureda praćenje stanja soba i jesu li one očišćene ili ne, ali također može omogućiti obavljanje određenih zadaća uslužnom domaćinstvu.
Neka modernija softverska rješenja za upravljanje hotelima omogućit će povezivanje tableta ili mobilnih uređaja na glavni sustav. Prednost ovog je u tome što osoblje za domaćinstvo može ažurirati svoj napredak, nudeći više ažurnog izvješća o stanju, dok komunikacija s recepcijom također može biti jednostavna.
8) Integracije trećih strana
Iako je sustav PMS zamišljen kao rješenje “sve u jednom”, stvarnost je da će mnogi hoteli uz svoj PMS koristiti i druga softverska rješenja. Stoga su integracije trećih strana važne za razmatranje pri odabiru najboljeg softvera za upravljanje hotelima za vašu nekretninu. Neke od najčešćih integracija trećih strana koje vlasnici hotela traže su sa globalnim distribucijskim sustavima, s internetskim putničkim agentima, sa središnjim rezervacijskim sustavima i s hotelskim računovodstvenim rješenjima. [responsive]
[/responsive]
9) Računi i mogućnosti plaćanja
Zatim je važno da sustav upravljanja imovinom pruža niz različitih načina plaćanja. To bi trebalo uključivati mogućnosti obrade plaćanja za osoblje recepcije, zajedno s obradom e-plaćanja za rezervacije koje se obavljaju putem interneta kreditnom ili debitnom karticom. Softver također omogućuje brzo slanje e-poruka s potvrdom rezervacije.
Nadalje, softver bi trebao imati mogućnost stvaranja računa ili potvrda za kupce, kako bi ih bilo moguće izdati u trenutku odjave ili nakon korištenja bilo koje od dodatnih plaćenih hotelskih usluga.
10) Mjesto prodaje
Moderni hoteli često imaju niz dodatnih sadržaja, usluga i prodajnih mjesta, a različite transakcije koje se događaju često će trebati dodati na račun gosta koji će se predstaviti prilikom odjave. Iz ovog razloga sustav upravljanja nekretninama koji uključuje usluge mjesta prodaje može biti važan dodatak.
Osoblje u hotelskom restoranu, teretani ili toplicama trebalo bi biti u mogućnosti koristiti softver za obradu transakcija i ažurirati račun za pojedine goste. Isto bi trebalo biti i u sobi. Najbolja rješenja omogućit će da se primjenjuju i popusti, a korist od toga je što se s transakcijama možete baviti u ovom trenutku, smanjujući pogreške.
11) Izvješća
Konačno, vaš softver za upravljanje hotelom trebao bi sadržavati i automatiziranu funkcionalnost izvještaja. To će hotelskom osoblju omogućiti brz pristup izvješćima na temelju najnovijih podataka, a ta se izvješća mogu povezati s radom hotela, financijskim podacima ili zadacima i procesima upravljanja hotelima.
Na primjer, ako uprava zahtijeva izvješće o stopama popunjenosti hotela u posljednje dvije godine ili o uspješnosti određenog kanala distribucije, softver će moći izraditi takvo izvješće. Slično tome, financijska izvješća mogu biti važna za potrebe računovodstva i prijave poreza ili jednostavno kao pomoć u donošenju odluka.
Sustav upravljanja imovinom ili PMS sustav od suštinske je važnosti u modernoj ugostiteljskoj industriji, ali jednako je bitno pronaći pravi softver za vaše potrebe. Posebno je važno paziti na jedanaest značajki navedenih u ovom članku, dok također želite softversko rješenje pouzdano i prilagođeno korisniku.
Property Management Sustav(PMS): Najvažnije značajke by Anja Brkljaca
