S obzirom da je ljetna sezona 2019. završila, većina hotela već je u tijeku sa svojim godišnjim radom na pripremi plana za 2020. godinu. Financijski proračun preispituju regionalni i korporativni timovi, te se unaprijed traži njihovo odobrenje. U nastavku saznajte nekoliko savjeta za pripremu.

U većini hotela ovaj je proces dugotrajni maraton. Pripreme za financijski proračun mogu dosegnuti planiranje i do nekoliko tjedana, ako ne i mjeseci. Revizija nakon revizije je norma, a svi na tom putu se “stisnu” sve dok više nemaju što za dati.

Kada razmotrimo generalni cilj proračuna, to je prilično jednostavno. Napravite financijski proračun za narednu godinu koji će svima – hotelskom timu, robnoj marki i vlasniku – pružiti ono što im je potrebno za opstanak, te potencijalno napredovati. Proračun je poslovni plan hotela: smjer koji treba slijediti za postizanje financijskih ciljeva. Trebalo bi razgovarati o strategiji za posao i konvertirati te ideje u brojeve za svako područje.

Insights nam je omogućio nekoliko korisnih savjeta za pripremu financijskog budžeta/proračuna, na temelju iskustva autora – majstora za hotelski proračun.

# 1 – Provedite cjelovit pregled godišnjih rezultata naprema prognozi do kraja godine – za budući financijski proračun

Scenariji koje je poželjno izbjegavati: 

Ne pravite grešku mamaca i prekidača, jer ćete biti uhvaćeni. Zauzvrat ćete izgubiti vjerodostojnost kod onoga tko pregledava vaš proračun.
Ovo je scenarij koji morate izbjegavati: Početak je rujna i imate rezultate tekuće godine od kolovoza + prognozu za posljednja četiri mjeseca.
Kada pogledate stvarne performanse YTD(year-to-date), do sada ste (kolovoz) ispred planiranog GOP-a (Gross Operating Profit – Bruto Operativni Profit) za godinu (kolovoz) za 750 000 USD. Dobar posao. No kad pogledate prognozu za kraj godine, rast je skliznuo da bi godinu završio samo za 350.000 dolara! Što se dogodilo s 400.000 dolara? [responsive][/responsive]

Ovdje neiskusni i arogantni menadžeri misle da mogu vući vunu preko očiju svog gospodara. Nemojte biti taj koji to radi. Da, postoje primamljivi razlozi za vašu sumnju u posljednjoj četvrtini godine. Možda je skupni tempo niži, brojevi u cijelom gradu su slabi ili čak dobitak stope YTD-a nije održiv. Pa što? Vaš je posao u najmanju ruku da zadržite ono što imate putu do profita, a ne da izgubite još i tu svotu. Nemojte biti u iskušenju da vam pobjegne i provedete posljednja četiri mjeseca godine pripremajući se za sljedeću godinu. Ako isprobate ovaj trik, otkriti ćete sebe i zauvijek biti poznati kao hendikepirani za biznis.

Prvi koraci u postupku pripreme:

Prva stvar u postupku pripreme za financijski proračun jest uklanjanje čelnika emocija koji su nusproizvod onoga što lideri smatraju godišnjim popisom želja. Tako često – posebno novi čelnici i rukovoditelji – proračun vide kao vrijeme zapisivanja svih pogrešaka. Tražite i gurajte što je više moguće kako biste dobili svu radnu snagu i troškove koje su apsolutno potrebni za “pravilno” vođenje svog odjela..

Ukoliko ste nadređeni u svojom hotelu, postavite određeni ton s jasnom porukom. Proračun mora biti realan unutar parametara koji su jasno postavljeni. Ovakva poruka je vrlo korisna prije nego što započnete detaljan postupak. Plaće za službe u narednoj godini biti će izravne s povećanjem prosječne plaće za 2,5%. Zajedno s povećanjem produktivnosti od 3%. Očekuje se da će troškovi sljedeće godine porasti za 3%, a svaki rukovodilac ima zadatak da pomoću odgovarajućih pregleda i inovacija pronađe odgovarajuće uštede u svom odjelu. Ova dva naslova postavljaju ton konzervativne poslovne prakse.

# 2 – Pogledajte odozgo prije nego što započnete pojedinosti o proračunu

Ovo možemo interpretirati kao početak – s vizijom kraja.
David Lund, jedan od autora globalnog lidera za razvojna rješenja (Insights) – je naveo kako je ovaj savjet naučio od jednog GM(General Manager – izvršni direktor).

“Svečano me pozvao u svoj ured kasno jednog dana što je samo po sebi uvijek bila prvorazredna avantura. Tijekom ovog posjeta tražio je da pripremim financijski proračun za sljedeću godinu i donesem mu ga sljedećeg jutra u 10 sati.”

 

“Je li potpuno poludio i je li izgubio svoj posljednji komad sive tvari? Kako sam mogao pripremiti cijeli proračun u samo nekoliko sati, od čega sam većinu planirao spavati?” – kazao je David Lund

 

“Jednostavno”, rekao je. Uzmite rezultate na najvišoj razini iz posljednje tri godine i dodajte najnoviju prognozu i dodajte peti stupac za sljedeću godinu. Želim vidjeti povećanje prihoda od 7,5% na vrhu. Zatim, 80% iz soba, a većinski ostatak iz F&B (Food & Beverage). Također želim vidjeti 55% protoka u GOP(Bruto operativni profit)”, nastavio je.

 

“Započnite s novim prihodima, a zatim otkrijte koji su rashodi za platne liste i troškovi potrebni da biste ostvarili protok.”

 

Učinio sam točno ono što je tražio i bio sam gotov prije 18 sati. taj dan. Sljedećeg smo jutra pregledali proračun i on nije ništa promijenio.

“Sada, David, rekao je tog jutra, imate nacrt za sljedeću godinu – pobrinite se da svaki voditelj odjela dobije svoj broj i samo svoje brojeve za plaće, troškove i, ako je primjenjivo, prihod.” Ovo je bila magija.” – rekao je David

 

[responsive][/responsive]

 

#3 – Osposobite menadžere da detaljno planiraju svoje plaće i troškove

Ne dopustite da prođe još jedna godina gdje letite prema trošku po zauzetoj sobi. Neutralizirajte troškove i osposobite svakog menadžera na pripremu detaljnih vodiča za osoblje. Trebati će im dodatnog vremena, ali vrijedno je ulaganja. Ako preskočite ovaj dio, proći će još godinu dana, a da vaši menadžeri ne znaju što je u njihovim izvještajima. Ne dopustite da se to ponovi i ove godine.

Za kraj, najvažnija stvar za pamćenje o proračunu koji ima veliku težinu je ovo:

“Jedino što o proračunu sigurno znamo: Pogrešan je.”

How to prepare a financial budget